Faire choisir le menu aux invités du mariage : comment s’organiser sans erreur

« Viande ou poisson ? » La question paraît simple. Mais quand il faut la poser à cent invités, noter leurs réponses, compter les menus enfants, ne pas oublier les allergies, puis transmettre le tout au traiteur et s’assurer que chacun reçoive le bon plat le jour J, elle devient vite un vrai casse-tête.

Voici comment faire choisir le menu à vos invités sans vous noyer dans les messages, et sans erreur dans l’assiette.

Pourquoi le choix du menu tourne vite au casse-tête

Sur le papier, laisser le choix est une belle attention. Dans la réalité, les difficultés s’accumulent :

• les réponses arrivent de partout : SMS, appels, carton réponse, une phrase glissée lors d’un repas de famille ;
• un foyer répond pour plusieurs personnes, et il faut un choix par personne, pas par famille ;
• certains invités changent d’avis, ou oublient ce qu’ils ont choisi ;
• le traiteur veut un décompte précis, à une date donnée, avec les menus enfants à part ;
• le jour J, il faut que le serveur sache qui a choisi quoi, table par table.

La clé, c’est de demander le choix au bon moment et de tout regrouper au même endroit.

Menu unique, menu au choix ou buffet ?

Avant de demander quoi que ce soit, décidez si le choix vaut vraiment le coup :

• le menu unique est le plus simple et souvent le moins cher : le traiteur prépare un seul plat, en prévoyant à part les régimes particuliers ;
• le menu au choix (deux plats, rarement plus) fait plaisir à vos invités, mais demande un suivi rigoureux ;
• le buffet ou les stations évitent la question : chacun se sert, il suffit de prévoir les quantités.

Demandez à votre traiteur ce qu’il conseille : certains facturent un supplément pour un plat au choix, d’autres l’incluent.

Quand demander le choix du menu ?

Le plus simple : en même temps que la confirmation de présence. L’invité dit s’il vient et, dans la foulée, ce qu’il souhaite manger. Vous n’avez pas à le relancer une deuxième fois.

Alignez la date limite sur celle de votre RSVP mariage, environ 2 mois avant le mariage, puis demandez à votre traiteur à quelle date il veut le décompte définitif. Vous gardez ainsi une marge pour relancer les retardataires.

Comment poser la question à vos invités

Un choix par personne, pas par foyer

Si une famille de quatre répond, il vous faut quatre choix. Prévoyez un formulaire où chaque membre du foyer a sa propre ligne.

Des intitulés clairs

« Filet de bœuf, sauce aux morilles » parle plus que « Plat 1 ». Si le plat contient un ingrédient qui peut poser problème (fruits de mer, fruits à coque), dites-le.

Un moment par repas

Si votre mariage compte plusieurs repas (dîner, brunch du lendemain), posez la question pour chacun séparément : tout le monde ne reste pas au brunch.

Une question libre pour le reste

Ajoutez une case « Allergies ou régime particulier ? ». Elle vous évitera de découvrir une allergie le jour J.

Menus enfants, allergies et régimes particuliers

• Les menus enfants : comptez les enfants dès la réponse, pour que le traiteur sache combien de menus enfants préparer. Et s’ils sont nombreux, voyez comment organiser la garde des enfants au mariage.
• Les allergies : transmettez-les par écrit au traiteur, avec le nom de l’invité et sa table.
• Les régimes (végétarien, sans porc, sans gluten…) : la plupart des traiteurs proposent une alternative, à condition de le savoir à l’avance.
• Les prestataires : pensez aussi à eux, voir notre article faut-il prévoir un repas pour ses prestataires de mariage.

Transmettre les choix au traiteur

Une fois la date limite passée, envoyez au traiteur un récapitulatif clair :

• le nombre de chaque plat, adultes et enfants séparés ;
• la liste des allergies et régimes, avec le nom de l’invité ;
• la répartition par table, une fois votre plan de table terminé.

Gardez une version à jour : s’il y a des désistements de dernière minute, vous saurez tout de suite quels plats retirer.

Le jour J : que chacun reçoive le bon plat

Le service est le moment où tout peut dérailler. Quelques astuces pour aider les serveurs :

• un repère sur le marque-place : une pastille de couleur, un petit pictogramme ou une initiale discrète selon le plat choisi ;
• une liste par table remise au maître d’hôtel, avec le prénom de chaque invité et son plat ;
• un rappel sur le menu posé à table, pour que chacun se souvienne de ce qu’il a choisi. Pour le présenter joliment, voyez notre article sur le menu digital de mariage.

Et au-delà du repas ?

Le même principe sert pour tout ce qui demande une réponse à l’avance. Certains couples ajoutent un moment « coiffure » pour savoir quelles invitées veulent profiter de la coiffeuse le matin, un moment « navette » pour le retour en fin de soirée, ou un moment « brunch » pour le lendemain. Une seule question, un seul endroit, et vous savez exactement qui veut quoi.

Faire choisir le menu avec Qlikki

Avec Qonfirm, le RSVP de Qlikki, le choix du menu se fait en même temps que la réponse à l’invitation, depuis le QR code ou le faire-part digital :

• vous décidez des plats proposés, pour chaque moment : repas, brunch, ou tout autre moment que vous créez ;
• chaque invité fait son choix, et peut le modifier jusqu’à la date limite de réponse ;
• le nombre d’enfants est compté, pour que le traiteur sache combien de menus enfants préparer ;
• un espace libre vous permet de poser la question de votre choix : allergies, régime, ou toute autre demande ;
• vous suivez les choix en temps réel dans votre tableau de bord Qockpit ;
• les choix se retrouvent dans le livret traiteur et dans le livret qui récapitule tout votre mariage, prêts à être transmis.

Qonfirm est inclus dans le pack Festikki, à 49 € en paiement unique. Vous pouvez tout essayer gratuitement avec le Pack Découverte. Découvrez toutes les offres sur la page tarifs.

Questions fréquentes

Faut-il laisser le choix du menu aux invités ?

Ce n’est pas obligatoire. Un menu unique est plus simple et souvent moins cher ; le choix entre deux plats fait plaisir, à condition de bien suivre les réponses.

Quand demander le choix du plat aux invités ?

En même temps que la confirmation de présence, avec la même date limite, environ 2 mois avant le mariage. Vous n’aurez qu’une seule relance à faire.

Comment savoir qui a choisi quel plat le jour J ?

Ajoutez un repère discret sur le marque-place (pastille de couleur, pictogramme) et remettez au maître d’hôtel une liste par table.

Comment gérer les allergies des invités ?

Demandez-les dans le formulaire de réponse, puis transmettez-les par écrit au traiteur avec le nom de l’invité et sa table.

Un invité peut-il changer de plat après avoir répondu ?

Oui, jusqu’à la date limite fixée. Après, mieux vaut figer les choix pour transmettre un décompte fiable au traiteur.